むやみやたらと要求できない
個人番号提供の要求とは、個人番号を教えてください、とお願いすることです。
個人番号の提供を要求できるのは「個人番号利用事務等を処理するために必要があるとき」だけです（マイナンバー法第14条第1項）。
では、個人番号利用事務等とはなにか、ですが、それは9条に掲げられている社会保障であるとか税務に関する事務ということになります。
したがいまして、マイナンバーを社員番号がわりに利用するとか、営業成績の管理のために利用することはできません。
「念のため、提出しておいてください」もダメ
税務や社会保障の制度の中には扶養親族の有無を届け出るというものがあります。したがいまして会社としては従業員だけでなくその家族のマイナンバーを取り扱う場面も出てきます。
しかし、扶養親族に該当しない家族のマイナンバーを「念のため」などといって提供を要求することは認められません。
先の「個人番号利用事務等を処理するために必要があるとき」に該当しないからです。
要求のタイミングは「確実に必要になったとき」
実務上重要となるのは、ではどの時点で提供を要求できるのか？ということです。例えば新卒社員のマイナンバーを現実に入社するまで提供してもらえないとすると、入社直後の社会保険関連事務がとてもタイトになりますよね。
新卒社員については、入社が確実となったとき、すなわち内定通知を出したときに提供を要求できるとされています。
中には内定を辞退する人もいるかもしれませんが、そこは、あまり多くはないでしょうから、目をつぶることにしています。
ただ、「エントリーシート提出時」などは早すぎるのでダメです。
マイナンバーは慎重に取り扱うべきものなので、不要になる可能性が大いにあるマイナンバーの提供を求めてはいけないのです。
登録型の人材派遣には登録時でよい場合も
人材派遣の中には、登録だけしておいて派遣先が見つかった時点で雇用契約を結ぶいわゆる登録型というものがあります。
登録時では雇用契約が締結されるかどうかは不確実なのでマイナンバーの提供を要求するには早すぎるとも考えられます。
しかし、実際問題として本人確認をしてマイナンバーの提供を求める機会が登録時にしかないという場合もあるのです。このような場合については、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いのであればマイナンバーの提供を求めて差し支えないとされています。